دریافت صورت مجلس تفکیکی ساختمان

لزوم اخذ صورت مجلس تفکیکی و مراحل و مدارک مورد نیاز برای آن

سندی که از جانب اداره ثبت صادر شده است و در آن مشخصات هر یک از واحدها و سایر قسمت‌ها از جمله پارکینگ، انباری و مابقی مشاعات ذکر شده باشد، صورت مجلس تفکیکی نامیده می‌شود. تفکیک در حقوق ثبت به معنای تقسیم کردن اموال غیرمنقول است. خواه ملک غیرمنقول، مشاع باشد یا یک نفر مالک شش دانگ آن باشد، مالک یا یکی از مالکین می‌تواند اقدام به اخذ صورت مجلس تفکیکی نماید.

یکی از الزامات برای اخذ صورت مجلس تفکیکی گواهی پایان کار ساختمان است که در صورت اخذ آن می‌توان برای هر واحد به صورت جداگانه سند دریافت نمود. صورت مجلس تفکیکی صرفا حدود اربعه و مساحت واحدهای مستقل را تعریف می‌کند و بدون آنکه به مالکیت خصوص هر یک از واحدها پرداخته شود، آنها را شماره‌گذاری می‌نماید.

بیشتر بخوانید: صورت مجلس تفکیکی چیست؟

در صورتی که ملک تنها یک مالک داشته باشد، پس از اخذ صورت مجلس تفکیکی نیز آن فرد مالک تمام قطعات خواهد بود، اما اگر ملک مشاعی بوده و دارای چند مالک باشد، هر یک از مالکین به قدرالسهم خود مالکیت هر یک از قسمت‌های تفکیک شده را به صورت کامل یا جزئی خواهد داشت.

صورت مجلس تفکیکی عرصه و اعیان

در فرآیند اخذ صورت مجلس تفکیکی عرصه که در واقع به معنای تفکیک زمین است، مالک یا مالکین زمین پس از دریافت نقشه زمین از شهرداری، آن را ضمیمه درخواست خود کرده و پس از آن برای صدور صورت مجلس تفکیکی به یکی از دفاتر اسناد رسمی محل وقوع ملک مراجعه می‌نمایند.

در فرآیند اخذ صورت مجلس تفکیکی اعیان برای املاک آپارتمانی که به چند واحد تقسیم شده‌اند، لازم است ابتدا برای ساختمان از جانب شهرداری پایان کار صادر شده باشد. در واقع تنها پس از پایان عملیات ساختمانی و تایید مهندس ناظر و صدور پایان کار ساختمان، مالک می‌تواند به دفتر اسناد رسمی مراجعه نموده و درخواست صدور صورت مجلس تفکیکی نماید.

جهت اخذ مشاوره رایگان توسط کارشناسان شرکت فنی و مهندسی پایانکار در خصوص دریافت صورت مجلس تفکیکی ساختمان تماس بگیرید.

پس از صدور صورت مجلس تفکیکی، می‌بایست مالک یا مالکین نسبت به سهم خود تقسیم نامه‌ای تنظیم و امضا نمایند؛ چرا که تنها پس از این امر، امکان انتقال سند رسمی ملک به شخص دیگر وجود خواهد داشت.

این درخواست توسط دفتر اسناد رسمی به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک ارجاع داده می‌شود و پس از ارجاع کارشناس اداره ثبت اسناد و املاک به محل ملک و تهیه گزارش، اقدامات لازم برای صدور صورت مجلس تفکیکی انجام خواهد شد.

مدارک لازم اخذ صورت مجلس تفکیکی

مدارک لازم برای اقدام به اخذ صورت مجلس تفکیکی عبارتند از:

• مدارک شناسایی مالک یا مالکین از قبیل شناسنامه و کارت ملی
• سند مالکیت
• ارائه نقشه شهرداری به منظور صدور صورت مجلس تفکیک عرصه
• ارائه گواهی پایان کار به منظور صدور صورت مجلس تفکیک اعیان

مراحل اخذ صورت مجلس تفکیکی

• اولین گام برای اخذ صورت مجلس تفکیکی، مراجعه به شهرداری و تهیه نقشه شهرداری زمین و منطقه است. برای دریافت صورت مجلس تفکیکی در روستاها، وزارت مسکن و شهرداری موظف است نقشه تفکیکی روستا را تهیه نموده و به اداره ثبت اسناد ارسال نماید و به تایید مرجع دیگری نیاز نیست. برای درخواست صدور صورت مجلس تفکیکی برای اعیان نیازی به مراجعه به شهرداری برای تایید زمین نیست. در این مورد گواهی پایان کار ساختمان کفایت می‌کند.
• پس از گرفتن نقشه شهرداری، می‌بایست متقاضی با در دست داشتن مدارک لازم به دفتر اسناد رسمی مراجعه نموده و درخواست تفکیک دهد و نقشه شهرداری را ضمیمه درخواست خود نماید.
• در این مرحله درخواست تفکیک در دفتر اندیکاتور ثبت شده و پس از آن برای پیوست پرونده، به بایگانی ارسال می‌شود تا به نماینده جهت اقدام ارجاع داده ‌شود.
• به منظور تایید عنداللزوم، نقشه به همراه نامه‌ای به شهرداری ارسال خواهد شد. ملک ثبتی نباید در رهن و یا توقیف باشد. در صورت تایید عنداللزوم، مسئول مربوطه نامه را امضا نموده و آن را صادر می‌نماید. بعد از آن پرونده به بایگانی بازگشت داده می‌شود و تا وصول پاسخ شهرداری ضبط می‌شود. چنانچه پس از گذشت دو ماه از تاریخ تسلیم نامه به شهرداری، پاسخی از جانب آن مرجع دریافت نشود، متقاضی می‌بایست برای ادامه فرآیند تفکیک به اداره ثبت مراجعه نماید.
• پس از آن که پاسخ شهرداری دریافت شد، در دفتر اندیکاتور ثبت می‌شود و وقت مراجعه بعدی مسئول مربوطه تعیین می‌گردد، و پس از آن مراتب به متقاضی اعلام می‌شود. سوابق پرونده تا مراجعه بعدی متقاضی در بایگانی ضبط می‌شود. پس از مراجعه متقاضی، این سوابق به مسئول مربوطه برای تعیین نماینده و نقشه بردار ارسال می‌شود.

• در روز تعیین شده، پس از معرفی ملک توسط متقاضی به نماینده و نقشه بردار، گواهی عدم تجاوز ملک به شوارع، حریم و املاک مجاور و نقشه تفکیکی و برگ ارزیابی توسط نماینده و نقشه بردار شهرداری صادر شده و امضاء می‌شود.
• در این مرحله از فرآیند اخذ صورت مجلس تفکیکی، مفاد صورت مجلس توسط رئیس ثبت یا معاون وی با ضوابط و مقررات مربوط مطابقت داده و تایید می‌شود. و در خصوص وصول هزینه‌های قانونی تفکیک به حسابداری دستور داده می‌شود. طبق ماده ۱۵۰ قانون ثبت، چنانچه مالک یا قائم مقام وی تقاضای تفکیک ملک را داشته باشد، این تقاضا به اداره ثبت ارسال می‌شود. در تقاضانامه باید ارزش ملک مورد تفکیک بر اساس ارزش معاملاتی روز تعیین شده باشد، چرا که هزینه تفکیک بر اساس ارزش معاملاتی روز تعیین خواهد شد.
• پس از تسلیم فیش بانکی هزینه‌های تفکیک توسط ذینفع و ضبط یک نسخه از آن در پرونده، صورت مجلس تفکیکی توسط رئیس ثبت یا معاون وی امضا خواهد شد.
• در نهایت صورت مجلس تفکیکی صادر شده و نسخه دوم آن به دفتر اسناد رسمی ارسال خواهد شد. صورت مجلس تفکیکی باید در دفتر املاک به ثبت برسد، در غیر این صورت، تا پیش از ثبت، مالک یا مالکین مشاع می‌توانند درخواست ابطال آن صورت مجلس را نمایند.

الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی

یکی از الزامات در انتقال سند رسمی آپارتمان‌ها، اخذ صورت مجلس تفکیکی است که در واقع به ملک اعتبار می دهد. در واقع به موجب صدور صورت مجلس تفکیکی، ملک به قطعات کوچک‌تر تقسیم شده و راحت‌تر به فروش می‌رسد. علاوه بر این صورت مجلس تفکیکی، در ملک‌های مشاعی سند تقسیم نامه‌ای نیز وجود دارد که برای تنظیم سند رسمی هر یک از قطعات نیاز است.

یکی از اختلافات میان مالکین و سازندگان در قراردادهای مشارکتی، قبل از صدور سند همین صورت مجلس تفکیکی است. انتقال سند رسمی و انجام امور اداری و ثبتی مربوط به آن بر عهده فروشنده است و خریدار می‌تواند نسبت به این موضوع طرح دعوا نماید و فروشنده را الزام به اخذ پایان کار و اخذ صورت مجلس تفکیکی نماید.

طرح دعوا جهت الزام به اخذ صورت مجلس تفکیکی

همانطور که اشاره شد اخذ پایان کار و اخذ صورت مجلس تفکیکی یکی از الزامات برای نقل و انتقال اموال غیرمنقول از طریق سند رسمی است و زمانی که فروشنده از این دو مورد سرباز زند، خریدار می‌تواند با طرح دعوا، فروشنده را ملزم به اخذ صورت مجلس تفکیکی و تنظیم سند رسمی نماید. اما این امر در صورتی است که به موجب قرارداد، اخذ این موارد بر عهده خریدار نباشد.

کاربرد صورت مجلس تفکیکی

بر اساس آنچه در مطالب فوق بحث شد، صورت مجلس تفکیکی به سه دلیل می‌بایست انجام ‌شود:

• فروش هر یک از قطعه‌های تفکیک شده ملک: همانطور که اشاره شد پس از طی مراحل قانونی اخذ صورت مجلس تفکیکی و صدور صورت مجلس، یک نسخه از آن به دفتر اسناد رسمی مربوطه ارسال می‌شود و در صورت تقاضای انتقال مالکیت قطعات توسط مالک، سردفتر ضمن ثبت در دفتر انتقالات سند مالکیت، خلاصه و گزارش آن را به اداره ثبت ارسال نموده و مراحل اخذ سند مالکیت را برای خریدار طی خواهد نمود.
• صدور سند مالکیت برای هر یک از قطعات تفکیک شده: مطابق با ماده ۱۰۶ قانون ثبت چنانچه ملک بعد از ثبت به قطعاتی مفروز شود، برای هر یک از قطعات مفروز مطابق با صورت مجلس تفکیکی صادر شده، یکی از قطعات در زیر ثبت ملک و مابقی در صفحه یا صفحات دفتر جاری یا دفتر متمم ثبت می‌شود و ابطال سند مالکیت اولیه در مورد هر کدام از قطعات مفروز به صورت جداگانه صادر خواهد شد.
• تنظیم تقسیم نامه بین مالکان مشاعی: در واقع تقسیم نامه یک نوع صلح بین شرکا است و تا زمانی که صورت مجلس تفکیکی گرفته نشده باشد مالکین مشاعی واحد شش دانگ و مستقلی ندارند، و در تمامی واحدها به قدرالسهم خود شریک هستند. صورت مجلس تفکیکی در واقع مقدمه‌ای برای صدور تقسیم نامه است. پس از صدور صورت مجلس تفکیکی، در مواردی که ملک به صورت مشاعی باشد، تقسیم نامه بر مبنای صورت مجلس تفکیکی برای هر یک از مالکین مشاعی تنظیم می‌شود. و اداره ثبت به موجب همین تقسیم نامه اقدام به صدور سند مالکیت برای هر قطعه مفروز خواهد نمود و بدین صورت ملک از شراکت بیرون می‌آید و هر یک از مالکان سند مالکیت جداگانه خواهد داشت.

در صورتی که پس از صدور صورت مجلس تفکیک، مالکین مشاعی در تنظیم تقسیم نامه به توافق نرسند و نتوانند یکدیگر را راضی کنند، عملا تفکیک بیهوده خواهد بود و می‌بایست از طریق افراز ملک را جداسازی شود و تا زمانی که سند تقسیم نامه با رضایت مالکین در دفتر خانه‌ تنظیم نشود، هیچ کدام از واحدها شش دانگ نبوده و مستقل نخواهد شد. و لذا مطابق با مفاد مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت، تنظیم سند تقسیم نامه به موجب تقاضای هر یک از مالکین مشاعی، الزامی و اجباری است.

تفاوت صدور رای افراز و اخذ صورت‌مجلس تفکیکی

شاید سوال پیش بیاید که افراز چیست؟ چنانچه ملک یا زمینی دارای چند مالک باشد و مالکین بر سر تقسیم سهم اختصاصی خود توافقی نداشته باشند، هر یک از مالکین می‌تواند از اداره ثبت اسناد و املاک و یا دادگاه وقوع ملک یا زمین، تقاضای صدور رای افراز نماید؛ بدین معنا که سهم خود را از سایر شرکا و مالکین مشاع جدا نموده و بتواند سند مالکیت اختصاصی دریافت نماید.

اما بین افراز و تفکیک تفاوت‌هایی وجود دارد، از جمله:

• درخواست صورت مجلس نیاز به مشارکت تمامی مالکین ندارد و در صورت درخواست یک مالک انجام می‌شود، اما از آنجایی که افراز بین دو یا چند مالک قابل طرح است، نیاز به مشارکت آنها است.
• درخواست صدور صورت مجلس تفکیکی بر مبنای صلح است، در صورتی که درخواست رای افراز بر مینای وجود اختلاف بین مالکین است. هر گاه مالکین در مورد تقسیم ملک مشاعی با یکدیگر توافق نداشته باشند باید درخواست افراز نمایند و چه از طریق اداره ثبت اسناد و چه از طریق دادگاه، رای به افراز صادر می‌شود.
• اعتراض به صورت مجلس تفکیکی در اداره ثبت اسناد و املاک رسیدگی می‌شود، در صورتی که برای اعتراض به افراز، موضوع می‌بایست در دادگاه مطرح شود. پس از صدور صورت مجلس تفکیکی، تقسیم نامه صادر شده و به امضا مالکین مشاعی می‌رسد. در صورتی که پس از صدور رای افراز و عدم دریافت اعتراض در موعد مقرر، کار تمام شده است و لذا رای افراز قابل بازبینی نخواهد بود.
• چنانچه در حین عملیات اجرایی در صدور صورت مجلس تفکیکی، اعتراضی صورت بپذیرد، کار تفکیک متوقف می‌شود. اما روند اعتراض به رای افراز حین عملیات اجرایی آن، مسموع نبوده و فقط پس از صدور رای و در دادگاه قابل اعتراض خواهد بود.

تصحیح و اصلاح صورت مجلس تفکیکی

در مواردی که موارد ذکر شده  در صورت مجلس تفکیکی مطابق با واقعیت نباشد، می‌توان در دادگاه طرح دعوای تصحیح و اصلاح صورت مجلس تفکیکی نمود. زمانی که در عملیات تفکیکی اشتباهی صورت گرفته باشد، این اشتباه و رفع آن به انتقال سند رسمی یا ثبت در دفتر املاک منتهی می‌شود.

در این مورد مشروط بر اینکه برطرف کردن اشتباه خللی به حق کسی وارد نکند، تصحیح و اصلاح صورت مجلس بر عهده هیات نظارت خواهد بود ولی در صورتی که رفع این اشتباه در حق کسی ضرری وارد نماید، مالک می‌تواند تقاضای تصحیح و اصلاح صورت مجلس تفکیکی را از دادگاه نماید.

مدارکی که برای طرح دعوای تصحیح و اصلاح صورت مجلس تفکیکی مورد نیاز است، عبارت است از:

• کپی مصدق سند مالکیت
• کپی مصدق صورت مجلی تفکیکی
• ارائه مدارک شناسایی برای احراز هویت
• استماع شهادت شهود و مطلعین
• جلب نظر کارشناس
• درخواست
• استعلام
• شماره پرونده استنادی
• معاینه محلی
• اتیان سوگند
• و سایر مستندات …